1. Организация кассовых операций и их документальное оформление Денежные средства на предприятиях используются в основном для расчетных операций. Расчеты могут быть наличные и безналичные. наличные расчеты на предприятиях должны осуществляться через кассу. Для этого, выделяется и оформляется специальное помещение оборудованное сейфом, ключи которого хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанном пакете — у руководителя предприятия. В кассу не допускаются посторонние лица. Кассир — это материально-ответственное лицо и с ним заключается договор об полной индивидуальной ответственности. Он несет полную ответственность за сохранность принятых ценностей и за правильность проведения кассовых операций. К работе с кассой не допускаются лица моложе восемнадцати лет и лица имеющие судимость за кражи и хищения. Главный бухгалтер предприятия должен ознакомить кассира с порядком ведения кассовых операций. Такие правила утверждены Министерством Финансов РК. При отсутствии кассира ведение кассовых операций осуществляет бухгалтер, с которым также заключается договор о полной материальной ответственности. В кассе проводятся следующие операции:
Деньги принимают в кассу и выдают из кассы. Эти операции оформляются типовыми документами. Поступление денег в кассу оформляетя Приходными кассовыми ордерами. Выбытие денег из кассы — Расходными кассовыми ордерами. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером. Документ регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Лицу, от которого получены денежные средства, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером, кассиром и заверяется печатью. А сам ордер остается в кассе для отчетности.
Расходный кассовый ордер должен обязательно быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации. При выдаче денег в нем также должен расписаться и получатель, должны быть указаны реквизиты документа удостоверяющего личность получателя, после чего ордер подписывается кассиром и выдаются деньги. Документ также регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов.
Приходный и расходный кассовые ордера (далее ПКО И РКО) и документы заменяющие их заполняются ясно и четко шариковой или чернильной ручкой (кроме зеленого и красного цвета) либо, текст набирается на компьютере. В Этих документах не допускается никаких помарок и исправлений. До передачи в кассу ПКО и РКО регистрируются в бухгалтерии в Журнале регистрации приходных и расходных документов. ПКО регистрируются с левой стороны страницы, а РКО — с правой стороны.
Прием и передача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. При получении ПКО и РКО кассир обязан проверить:
— наличие и подлинность на документах подписей главного бухгалтера, а на РКО и подпись руководителя;
— правильность оформления документов.
Если не соблюдено хотя бы одно их этих требований, каасир возвращает документы в бухгалтерию.
Если через кассу выдается заработная плата, то сначала бухгалтерия готовит Платежную ведомость, где указывается Ф.И.О. работников и сумма к выдаче. Документ также подписывается руководителем, главным бухгалтером и передается в кассу для выдачи заработной платы. Выдается она под подпись получателя в этой ведомости. Заработная плата выдается в течение трех дней, затем кассир закрывает ведомость, указывает общую сумму выданной заработной платы и не выданной (депонированной). На тех строках где зарплата не выдана ставится слово «Депонировано». Кассир должен составить реестр депонированных сумм и заверить его как минимум своей подписью. Ведомость подписывает кассир и сдает в бухгалтерию. На сумму выданной заработной платы бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер. В поле «Основание» расходного ордера пишется «Выдача заработной платы». Дата и номер данного расходного ордера проставляется на платежной ведомости. Не полученная заработная плата выдается по мере необходимости и оформляется уже расходным кассовым ордером.
На крупных предприятиях выдача заработной платы так же может осуществляться через начальников цехов или начальников отделов. То есть денежные средства выдаются на руки начальникам смен или начальникам отделов, которые, в свою очередь, выдают заработную плату сотрудникам своих отделов (смен, цехов). Как правило, порядок данной операции следующий: утром, например, начальник цеха получает денежные средства в кассе, в течение дня раздает их работникам (например, по платежной ведомости), в конце дня сдает в кассу остаток не выданных денег. На следующий день ситуация повторяется – и так в течение всего периода выдачи заработной платы. Выдача денежных средств начальнику цеха, а также возврат им остатка денежных средств отражаются в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
Еще один случай, когда мы можем использовать книгу учета принятых и выданных денег. Предположим, у предприятия есть сеть магазинов. В этом случае у нас будет несколько касс: главная или основная касса во главе со старшим кассиром, кроме этого, в каждом магазине будет своя касса с младшим кассиром.
В данном случае старший кассир выдает денежные средства младшему кассиру из основной кассы (скажем, для того, чтобы младший кассир мог выдавать сдачу покупателям).
В течение дня младший кассир получает деньги от покупателей, выдает деньги поставщикам. Например, поставщики привезли товар в магазин. Управляющий магазином принимает товар и дает распоряжение кассиру заплатить за него, но, естественно, только в том случае, если управляющий наделен такими полномочиями.
В конце дня младший кассир сдает денежные средства в главную кассу, то есть старшему кассиру. В этом случае для отражения выдачи денег младшему кассиру, а также для отражения получения денег от младшего кассира старшим применяется книга учета принятых и выданных кассиром денег.
Книга учета принятых и выданных кассиром денег заполняется (ведется) по каждому младшему кассиру отдельно
2. Аналитический учет кассовых операций, отчетность кассира
Кассир принимает активное участие в учете денежных средств в кассе:
— Он принимает участие в составление кассовых документах подписывая их, чем подтверждает проведение кассовых операций;
— Составляет отчет кассира.
Отчет составляется в сроки установленные бухгалтерией. Отчет составляется в Кассовой книге, которая открывается на 1 год. Она заводится бухгалтерией предприятия в начале года. При ее открытии все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и общее количество листов должно быть указано на последней странице кассовой книги. Книга опечатывается печатью и скрепляется подписями руководителя и главного бухгалтера. Затем она передается в кассу. В этой книге кассир составляет свою отчетность. Каждая страница состоит из двух одинаковых частей, т.к. отчет должен составляться в двух экземплярах под копировальную бумагу.
Отчет составляется на основании ПКО и РКО поступивших в кассу за отчетный период. В данном отчете указывается период за который он составляется, остаток денег в кассе на начало периода. Этот остаток берется с такого же отчета за прошлый период, где он числится как остаток на конец. Затем начинают записываться операции проведенные в кассе за отчетный период с указанием номера документа, кому выдано или от кого получено и суммы в приходе или в расходе. Записав операции подводятся итоги и определяется остаток на конец. Кассир подписывает отчет и указывает прописью количество прилагаемых приходных и расходных документов. Отчет вместе с документами сдается в бухгалтерию.
Принимает его (отчет) бухгалтер проводя тщательную проверку:
— Правильность составления отчета;
— наличие всех документов, правильность их составления;
— Их законность;
— Все ли документы записаны в отчете;
— Арифметическая проверка.
Если отчет составлен правильно, то бухгалтер подписывает оба экземпляра, один отрывает и вместе с документами оставляет в бухгалтерии, а книгу возвращает кассиру. Если же отчет составлен не правильно, то лист не вырывают, а пишут на нем «Испорчено» и составляется новый отчет. Как в документах так и в кассовом отчете исправление ошибок не допускается.
3.Учет кассовых операций в бухгалтерии
Учет денежных средств в кассе бухгалтерия осуществляет на основании поступивших из кассы отчета и кассовых документов. Предварительно, документы обрабатываются, т.е. на них ставится корреспонденция счетов, эта же корреспонденция отражается в кассовом отчете, затем документы гасятся штампом или от руки «Погашено». После чего операция отражается в учете.
Для учета кассовых операций используется счет 1010 — Денежные средства в кассе. Счет активный. Сальдо в дебете показывает остаток денежных средств в кассе на начало и конец месяца. В дебете так же отражается поступление денег в кассу, а в кредите — выбытие.
Основные типовые хозяйственные операции по учету кассы:
| Содержание хозяйственной операции | Дебет | Кредит |
| С расчетного счета в кассу переданы денежные средства | 1010 | 1030 |
| В кассу получены денежные средства от покупателей | 1010 | 1210 |
| В кассу получена предоплата от покупателей | 1010 | 3510 |
| Возврат в кассу неиспользованной подотчетной суммы | 1010 | 1250 |
| Оприходованы излишки, обнаруженные в кассе при инвентаризации | 1010 | 6280 |
| Из кассы на расчетный счет переданы денежные средства | 1030 | 1010 |
| Выдана заработная плата из кассы | 3350 | 1010 |
| Оплачено поставщику из кассы | 3310 | 1010 |
| Поставщику выдана предоплата из кассы | 1610 | 1010 |
| Выдано в подотчет из кассы | 1250 | 1010 |
| Обнаружена недостача в кассе, списана на ответственное лицо | 1280 | 1010 |
На счете 1010 ведется синтетический и аналитический учет. Регистром аналитического учета является отчет кассира, т.к. в нем отражается каждая операция по кассе. Бухгалтерия в свою очередь ведет синтетический учет по кассе. Учетным регистром является Журнал-ордер №1, составляется он на основании отчетов кассира.
Журнал-ордер №1 состоит из двух частей, самого журнала-ордера и ведомости к нему. В журнале-ордере отражаются обороты по кредиту счета 1010 с указанием в дебет каких счетов, а в ведомости обороты по дебету счета 1010 с указанием с кредита каких счетов. Журнал-ордер №1 открывается в начале месяца выносом сальдо на начало месяца. Сальдо это берут либо из журнала-ордера №1 за прошлый месяц или с главной книги. По мере поступления в бухгалтерию отчетов кассира журнал-ордер №1 заполняется. К каждому отчету отводится отдельная строка, здесь указывается дата или период за который составлен отчет. В самом журнале как мы уже говорили, отражается расход по кассе т.е. кредит счета 1010 с указанием в дебет каких счетов, если корреспонденция повторяется, то ее необходимо обобщить и показать уже общей суммой. В ведомости к журналу-ордеру №1 показывается поступление денег, т.е. дебет счета 1010 с указанием с кредита каких счетов. В конце месяца журнал-ордер и ведомость к нему итожатся и определяется сальдо на конец. Это сальдо сверяется с остатком в последнем отчете кассира . Они должны быть одинаковые. Эта сверка называется сверкой синтетического и аналитического учета. Итоговые обороты по журналу-ордеру №1 переносятся в главную книгу.
4. Инвентаризация кассы
Движение наличных денежных средств в кассе должно быть под постоянным контролем. Основным методом такого контроля является инвентаризация, которая должна проводиться ежемесячно. Осуществляет ее комиссия назначенная руководителем предприятия. касса закрывается и кассир составляет отчет на момент инвентаризации. Комиссия пересчитывает наличность в кассе и сумма эта сверяется с остатком указанным в отчете кассира, они должны соответствовать. Если фактическое наличие денег меньше, чем по отчету, то это значит, что в кассе недостача. Если больше то соответственно — излишки. Кассир пишет объяснительную записку о причинах недостачи или излишков.
Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации денежных средств, здесь указывается состав комиссии, номер приказа, сумма наличности в кассе по данным инвентаризации, а так же согласно отчетности результаты излишков или недостачи. Акт подписывается всеми членами комиссии, здесь же руководителем предприятия указывается как поступить с излишками или недостачей. Акт составляется в двух экземплярах, один кассиру, а другой для бухгалтерии. На основании этого акта при недостаче должен быть выписан расходный кассовый ордер, при излишках приходный кассовый ордер. Эти операции должны быть отражены в следующем отчете кассира. Недостачу обычно списывают на ответственное лицо и на отражается на счетах с корреспонденцией дебет счета 1280, кредит — 1010. Излишки приходуются как доходы предприятия с корреспонденцией счетов, дебет — 1010, кредит — 6280.
