3-шаг: Подотчетные суммы, командировки, авансовые отчеты.
В ходе производственно- хозяйственной деятельности, у предприятий, фирм возникает необходимость в служебных командировках, приобретении канцелярских принадлежностей, оплате почтовых переводов,в нотариальных услугах и осуществлении прочих расходов. Такие текущие и хозяйственные расходы невозможно оплачивать через расчетный счет безналичным путем.Эти расходы не всегда возможно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков, где открыты ваши счета. Для осуществления этих расходов и других подобных им, сотрудникам выдаются в под отчет наличные деньги. Эта сумма выдается согласно расчету, утвержденному руководством предприятия. На предприятиях определяется круг лиц занимающихся хозяйственными расходами и этот круг утверждается приказом руководства и им выдаются авансы в под отчет. Авансы выдаются при наступлении фактической необходимости в совершении расходов. При выдаче денег на командировочные расходы надо исходить из следующих расчетов: Оплата проезда туда и обратно со всеми доплатами, подтвержденными документами (билеты, квитанции, страховые полисы и т.д.), на проживание, то есть на питание (суточные) которые определяются согласно нормативам и на жилье, то есть оплата за гостиницу, наем жилья на период нахождения в командировке. Все эти расходы, кроме суточных, должны подтверждаться документами, которые должны прилагаться к авансовому отчету. Авансовый отчет с приложенными к нему документами представляется в бухгалтерию для отчета по полученным суммам в под отчет. Бухгалтер должен проверить авансовые отчеты, потом их утверждает руководитель. Остатки денежных сумм не подтвержденных документами должны быть возвращены. Если не возвращаются, то их удерживают с заработной платы. Но бывает, что потрачено больше, чем выдано, что отражено по авансовому отчету и подтверждено документами, тогда сумму перерасхода надо возместить подотчетному лицу из кассы.
Также подотчетная сумма выдается для поездки в командировки, куда направляются только работники данного предприятия, то есть те, которые состоят в штате.И на период командировки, работнику выплачиваются суточные в размере, не более устанавливаемых законодательно, в сутки, включая выходные и праздничные дни, дни в пути, а, если были, то и дни остановки в пути вынужденные. При расчете суточных день отъезда и день приезда считаются раздельно. О факте пребывания командировочного подтверждают отметки в командировочном удостоверении. Если работник направляется в несколько адресов, то отметки проставляются в каждом месте, независимо от времени пребывания. Днем отправления в командировку считается день отправления транспортного средства, определяемый по дате проездного билета, которая должна соответствовать дате выбытия в командировочном удостоверении. Днем приезда считается дата прибытия транспортного средства, которая должна совпадать с датой проездного документа и отметкой в командировочном удостоверении. В командировки нельзя направлять на срок более сорока дней, не включая дней в дороге.
